Übersetzungsbüro Wien | Übersetzung von vertraulichen Daten oder … wenn Übersetzungen spontan zum Hacker übersetzen | Connect Translations Austria Gmbh

Die Übersetzungsbranche lebt von einem schnellen Dokumentenaustausch – Nachfragen und Änderungen müssen in kürzester Zeit spontan und einfach abgewickelt werden. Im Zuge dessen schicken Unternehmen dem Übersetzer ihres Vertrauens oft sensible Inhalte, die unter keinen Umständen an die Öffentlichkeit gelangen dürfen. Doch auch in der Übersetzungsbranche ist die klassische E-Mail oft die gängigste Methode, um Inhalte zügig von A nach B zu schicken – und das, obwohl eine Reihe von Gründen dagegenspricht. Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge lassen sich mit sehr wenig Aufwand abfangen und auslesen. Selbst für unerfahrene Hacker ist diese Hürde nicht allzu hoch. Auch wer sich durch eine Verschlüsselung der E-Mail in Sicherheit wähnt, muss der Tatsache ins Auge sehen: Berechtigte Empfänger können Dateien nach einer Entschlüsselung an unberechtigte Personen weitergeben. Zudem gibt es weitere Gründe, warum die E-Mail nicht immer das Mittel der Wahl sein sollte. Ab einer gewissen Größe ist es meist schwierig, ein Dokument zu verschicken, die Kapazitäten der Server sind begrenzt – ganz zu schweigen von dem Problem, dass E-Mails nicht immer sicher ankommen und mitunter im Spam-Ordner des Empfängers landen. Zudem entstehen im ganzen Übersetzungsprozess unzählig viele Dokumentenversionen. Schnell sind sie nicht mehr auf dem gleichen Stand, ganz zu schweigen von einer flüssigen Zusammenarbeit. Das gemeinsame Editieren von Dokumenten ist auf diese Weise nicht effizient und praktikabel.

Mit einem sicheren Datenraum gehen keine Daten über Bord

Generell lässt sich sagen: Das sichere Abspeichern von Informationen und der Austausch von Daten zwischen mehreren Parteien ist keine Kernkompetenz der Übersetzungsbranche. Dafür sollten spezialisierte Unternehmen zu Rate gezogen werden. Für die Kommunikation und den Datenaustausch unter Dienstleistern, Auftraggebern oder innerhalb des Unternehmens empfehlen sich spezielle Technologien auf Basis von virtuellen Datenräumen, die eine Kollaboration vereinfachen und schützen sowie die neugierigen Blicke Dritter fernhalten. Ein virtueller Datenraum ermöglicht es internen und externen Personen, sicher an vertraulichen Dokumenten zu arbeiten oder sie geschützt zur Verfügung zu stellen. Auch erfüllen solche Collaboration-Lösungen Compliance-Anforderungen sowie nationale und internationale Datenschutzbestimmungen. Die sensiblen Daten bleiben lokal vor Ort gespeichert – die Server von Brainloop beispielsweise befinden sich in dedizierten, hochsicheren Rechenzentren in Österreich, Deutschland, der Schweiz, Luxemburg, Großbritannien oder Frankreich. Hinzu kommt eine organisatorische und technische Möglichkeit für die Trennung von Arbeitsebenen, personalisierte Benachrichtigungen per E-Mail sowie die Option von Integrationen wie in Microsoft Office. „Die gesamte Kommunikation kann innerhalb der Arbeitsumgebung nachvollzogen werden“, sagt Helmut Pöllinger, Geschäftsführer von Brainloop in Österreich. „Anders als bei klassischen Kollaborationslösungen lässt sich mit der SaaS-Lösung von Brainloop exakt definieren, wer welche Rechte an spezifischen verschlüsselten Dokumenten, Ordnern und Verzeichnissen besitzt – per Webbrowser und Tablet. Kann er lesen, downloaden, schreiben oder drucken?“ Zusätzlich ist der Schutz eines Dokuments per Wasserzeichen möglich. Diese Prozesse lassen sich individuell für interne oder externe Mitarbeiter definieren.

Datensicherheit als Chefsache

All diese Empfehlungen sind allerdings kaum der Mühe wert, wenn sichere Kommunikation im eigenen Unternehmen nicht zur Chefsache erklärt wird. Eine aktuelle Studie der Deutschen Messe Interactive im Auftrag von Brainloop jedenfalls offenbart, dass das Management in puncto Datenschutz und Informationssicherheit oft keine Führungsrolle übernimmt. Rund 66 Prozent der Befragten in DACH-Unternehmen gaben an, dass für den Schutz von vertraulichen Daten die internen IT-Abteilungen zuständig sind. Nur in 18 Prozent der Fälle werden Fachabteilungen eingebunden, bei lediglich 8 Prozent der Unternehmen macht sich die Geschäftsführung das Thema Sicherheit zum eigenen Anliegen. Die IT-Abteilung ist zwar in der Lage, für modernste Software und ein gutes Sicherheitssystem zu sorgen – umgesetzt und verantwortet werden die Vorgaben jedoch an anderen Stellen im Unternehmen. Mit anderen Worten: Nimmt die Geschäftsführung gewisse Sicherheitsbedenken nicht ernst und reagiert zu spät, sind der IT-Abteilung die Hände gebunden.